Der Steuertag rückt immer näher. Ein Unternehmer zu sein, ist in vielerlei Hinsicht wunderbar, bringt aber auch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Steuern sind eine davon. Vorbei sind die Tage der einfachen Zurückhaltung und der 1040ez-Hinterlegung. Jetzt befassen wir uns mit Einzelpostenabzug, Abschreibung, Geschäftskosten und Laufleistung. Lassen Sie sich jedoch nicht davon abhalten, Ihren Traum vom eigenen Geschäft zu verwirklichen! Mit ein paar einfachen Werkzeugen und geringfügigen Änderungen an Ihrer normalen Routine wird der 15. April kein gefürchtetes Datum mehr sein!
Organisiert zu bleiben ist der Schlüssel, um die kommende Steuersaison abzubauen. Das Scrambling in letzter Minute um Quittungen und Dokumente macht es nur noch schlimmer. Hier sind ein paar Ideen, die helfen können, Ihre Organisation zu organisieren, Ihre Abzüge zu maximieren, die Möglichkeit einer Prüfung zu reduzieren und die Steuerzeiten etwas leichter zu atmen:
Getrenntes Geschäft vom Vergnügen
Die einfachste Möglichkeit, die persönlichen Ausgaben von den Geschäftsausgaben zu trennen, besteht darin, separate Finanzkonten (sowohl Bankkonten als auch Kreditkarten) zu führen. Wenn Sie sich noch nicht ganz bei der Eröffnung eines zweiten Bankkontos befinden, sollten Sie mindestens zwei Kreditkarten mitnehmen: eine für geschäftliche und eine für persönliche. Dies kann ein zusätzlicher Vorteil sein, wenn Sie Ihre Karte mit einem Bild oder Logo personalisieren, das Ihr Geschäft darstellt. In vielen Institutionen können Sie ein Bild hochladen, um Ihre Kredit- oder Debitkarte hinzuzufügen. Verwenden Sie diese Funktion, um Ihr Unternehmen zu vermarkten.
Quittungen erfassen
Für diejenigen unter Ihnen, die Quittungen in einem Schuhkarton aufbewahren, machen Sie sich bereit für das Durcheinander! Die Technologie entwickelt sich schneller, als die meisten von uns mithalten können. Zum Glück ist der IRS auf den Zug gegangen und akzeptiert digitale Dokumentation für Einzelabzüge und Ausgaben. Es gibt viele Smartphone-Anwendungen, mit denen Sie ein Bild Ihrer Quittung aufnehmen und Notizen, Kategorien, Kundenzuweisungen usw. hinzufügen können. Zwei der vielseitigsten, benutzerfreundlichsten und umfassendsten sind Expensify * und Expen $ er **. Mit diesen beiden Anwendungen können Sie ein Abbild von Belegen erfassen, Kommentare hinzufügen und Informationen in nützliche Berichte exportieren. Für diejenigen, die Kunden unterhalten und damit verbundene Kosten haben, erlauben diese Apps die Kommentare zu den Besprechungen. Dies ist äußerst wichtig, wenn Sie diese Ausgaben abschreiben.
Maximieren Sie den Abzug für Ihr Home-Office
Wenn Sie ein Home Office haben, haben Sie Anspruch auf erhebliche Abzüge. Der IRS ermöglicht den Abzug bestimmter Wohnkosten, basierend auf dem Prozentsatz der von Ihrem Büro in Ihrem Haus belegten Fläche. Es wird empfohlen, die genauen Abmessungen Ihres Büros zu messen, um die Quadratmeterzahl zu berechnen. Dokumentieren Sie dies unbedingt mit einer Skizze oder einem Bild, das mit den Abmessungen versehen ist. Nachdem Sie die Fläche berechnet haben, können Sie diesen Prozentsatz auf Ihre Miete / Hypothekenzahlung und bestimmte Nebenkosten anwenden.
Vereinfachen Sie die Nutzung Ihres Telefons
Dies mag wie ein naheliegender Gegenstand erscheinen, aber ich wurde von mehreren Personen gefragt, wie ich mein Telefon als Geschäftskosten aufspreche, da es sich auch um einen persönlichen Gebrauchsgegenstand handelt. Der einfachste und beste Weg, den ich gefunden habe, ist, drei Monate aus dem Jahr zu wählen und die entsprechenden Telefonrechnungen zu durchlaufen, wobei persönliche und geschäftliche Telefonate hervorgehoben werden. Einige Mobilfunkanbieter bieten eine exportierbare Telefonrechnung (in eine Excel-Tabelle) an, mit der Sie die Informationen bearbeiten können, um die Nutzung des Telefons zu berechnen. Andernfalls holen Sie den alten Rechner heraus und beginnen mit dem Hinzufügen. Mit diesen Zahlen können Sie eine durchschnittliche Nutzung für das Jahr projizieren. Sollte ein Audit angefordert werden, halten Sie diese Rechnungen mit Ihren Notizen bereit, um Ihren Abzug zu unterstützen.
Kilometerstand verfolgen
Wenn Sie Ihr Fahrzeug zu geschäftlichen Zwecken verwenden, können Sie bestimmte Abzüge aufgrund seiner Nutzung vornehmen. Der IRS gewährt zwei Optionen: Abzug der tatsächlichen Kosten oder Abzug der Geschäftsnutzung. Nach meiner Erfahrung führt die zweite Option zu einer größeren Deduktion und ist leichter zu verfolgen. Je nachdem, wie detailliert Sie sind, können Sie ein Protokoll in Ihrem Fahrzeug führen und Ihren Kilometerzähler am Anfang und am Ende jeder mit Ihrem Unternehmen verbundenen Fahrt verfolgen. Eine weitere Option ist die Verwendung einer Anwendung zur Erfassung der Laufleistung auf Ihrem Smartphone (es gibt eine Million davon mit denselben Funktionen und Funktionen. Anstatt alle aufzulisten, empfehle ich Ihnen, einige auszuprobieren, bis Sie eine gefunden haben, die zu Ihnen passt.). Bei dieser Methode müssen Sie auch Ihre Kilometerstände protokollieren. Sie können jedoch auch häufige Adressen speichern, so dass Sie regelmäßig Fahrten hinzufügen können. Für mich verwende ich einen durchschnittlichen Ansatz: Ich verwalte einen digitalen Kalender, in dem ich Besprechungen und geschäftsbezogene Ausflüge hinzufüge. Der Schlüssel ist, Ihren Kilometerstand zu erfassen, bevor Sie dieses Projekt starten. Am Ende des Monats gehe ich zurück und berechne die Umlaufstrecke für jeden Eintrag und vergleiche diese Zahl mit der Gesamtnutzung. Wenn Sie dies für drei Monate tun können (entweder fortlaufend oder nicht), erhalten Sie einen recht genauen Prozentsatz der geschäftlichen / persönlichen Verwendung. Der Kilometerstand ist nicht nur in der Lage, die Fahrzeugkosten zu erfassen, sondern auch ein großer Selbstbehalt!
Organisieren Sie Termine und damit verbundene Ausgaben für späteres Nachschlagen
Wie bereits erwähnt, wird es Ihnen ein Leben lang erleichtern, einen separaten Kalender für ALLE Ihre geschäftsbezogenen Termine / Reisen / Besorgungen / Besorgungen / etc einzurichten. Dies erleichtert Ihnen das spätere Nachschlagen und insbesondere die Steuervorbereitung. Wenn Sie jemals Fragen haben, wo Sie hingegangen sind oder wen Sie gesehen haben, werden durch das Aufzeichnen der einzelnen Aktivitäten als Kalendereintrag so viele Probleme gelöst. In meiner Praxis verwende ich diese Einträge sogar, um die gefahrenen Kilometer zu erfassen, Notizen über das Ereignis und einen Hinweis auf etwaige Kosten, die möglicherweise aus dem Ereignis entstanden sind (d. H. Diskussionsthemen während eines Geschäftsessen). Wenn Sie alles an einem Ort aufbewahren, reduzieren Sie auf jeden Fall das Chaos und die Verwirrung, die während der Steuersaison auftreten können.
Steuern vorzubereiten ist nie ein Spaßprojekt. Wenn Sie einen Plan für sich selbst erstellen, um organisiert zu bleiben und Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen, wird dieser Prozess am Ende sehr viel einfacher. Bleiben Sie dem Spiel voraus, indem Sie die verfügbaren Abzüge sorgfältig recherchieren. Es gibt so viele Ressourcen für Selbstständige und Kleinunternehmer. Die Small Business Administration (sba.gov) ist eine ausgezeichnete Quelle, um weitere Informationen zur Steuererklärung zu finden. Sogar Empfehlungen für lokale Steuerfachleute, die helfen können.
Für weitere Lösungen, um organisiert zu bleiben und effizient zu sein, können Sie sich gerne unter [email protected] an mich wenden.
Die Kolumnistin Jessica Baggot lebt in der Nähe von San Francisco, Kalifornien, und arbeitet als unabhängige Organisationsentwicklungsberaterin. Sie ist spezialisiert auf Beratung in Bezug auf Effizienz und Produktivität und hilft Kleinunternehmen dabei, ihre Anstrengungen zu fokussieren, um ihre Einnahmen zu steigern. Jessica besuchte die University of California in Davis, wo sie anwesend war studierte Psychologie und Internationale Beziehungen.