Ich bin besessen von Die Urknalltheorie. Wenn Sie es nicht gesehen haben, empfehle ich es sehr - meine Verlobte und ich sehen jede Nacht ein oder zwei Folgen, und wir lachen immer laut.
In einer kürzlich erschienenen Folge hat Sheldon Cooper, der von den absolut witzigen Jim Parsons gespielt wird, selbst einen Doppelplan. Er verspricht Howard und Leonard, dass er am nächsten Tag mit ihnen an einem Projekt arbeiten würde. Was er vergessen hatte, war, dass er an diesem Tag auch mit Amy an einem Projekt gearbeitet hatte. Als Zuschauer genoss ich die Komödie, die folgte. Als hauptamtliche Assistentin der Geschäftsleitung schauderte ich bei dem, was nur als mein schlimmster Albtraum bezeichnet werden kann.
In den letzten drei Jahren hatte ich das Glück, einige der schlimmsten Frauen in Hollywood zu unterstützen. Ich habe in den letzten drei Jahren drei verschiedenen ausführenden Produzenten unterstützt, und alle waren Frauen. In einer von Männern dominierten Branche ist dies eine ziemlich ungewöhnliche Anomalie. Daher habe ich dafür gesorgt, dass ich von diesen hervorragenden Frauen so viel wie möglich aufnehme.
Als Assistent besteht ein wichtiger Teil meiner Arbeit darin, den Zeitplan meiner Mitarbeiter zu verwalten. Einige Führungskräfte sind praktischer in ihren Zeitplänen und andere ziehen es vor, dass ich die Herrschaft übernehme. Die Planung sollte eine ziemlich einfache Aufgabe sein, aber wenn Sie die Zeitpläne von Frauen verwalten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in drei Richtungen gezogen werden, erfordert die Aufgabe Voraussicht, Priorisierung und Organisation. Ein guter Zeitplan hätte Sheldon vor seiner tragischen Doppelbuchung und der daraus resultierenden Grippe vor dem Abriss bewahrt.
Hier sind ein paar wichtige Lektionen, die ich aus der Verwaltung der Zeitpläne von Frauen mit hohem Leistungsvermögen gelernt habe.
Es ist okay, nein zu sagen.
Überplanen Sie sich nicht. So oft war ich bei meiner eigenen Planung sehr ehrgeizig. Ich stelle Networking-Meetings und Arzttermine und Abendessen mit Freunden zusammen und versuche, alles in einen Tag oder eine Woche zu stopfen. Zu einem gesunden Zeitplan gehört es, Ihre Grenzen zu kennen und sie zu ehren. Sie sind in einem Meeting nicht gut, wenn Sie geistig gebraten sind. Wenn dies bedeutet, ein Mittagessen ein paar Wochen rauszuwerfen, dann ist es besser, dies zu tun, als halbwesend zu sein oder ständig um eine Neuplanung zu bitten. Als ich anfing, Mittag- und Abendessen für meine Chefs einzuplanen, schickten mir andere Assistenten die nächsten freien Termine ihres Chefs und sie waren drei oder vier Wochen unterwegs. Ich konnte nicht glauben, dass diese Führungskräfte einen Monat lang keine freie Nacht zum Abendessen hatten! Es stellte sich heraus, dass dies wahrscheinlich der Fall war, aber sie wussten, dass das Ausfüllen dieser freien Nacht mit einem anderen Abendessen nur zu einem Durchbrennen oder Absagen führen würde, um ein Burnout zu vermeiden. Es ist wichtig zu wissen, wie viel zu viel ist.
Blockiere die Zeit für dich.
Ich wurde mehrfach gebeten, die Zeit für nichts Besonderes zu sperren. Manchmal ist es nur Freizeit zum Schreiben. Manchmal sind es persönliche Dinge, in die ich nicht eingeweiht bin. Wie auch immer, ich gehe physisch in ihre Kalender und sperre es aus - manchmal so buchstäblich wie das Schreiben von BLOCK in dieser oder zwei Stunden. Auf diese Weise habe ich diese Zeit als ihre und nur für sie verfestigt. Dies ist anders als Nein zu einem Mittag- oder Abendessen zu sagen. Dadurch wird proaktiv ein Raum geschaffen, der für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist. Es blockiert Zeit für Sie, die nicht mit einem Meeting, einem Termin oder einem Telefonanruf gefüllt wird. Wenn unsere Zeitpläne die Art der Person bestimmen, die wir werden, dann ist es für niemanden gut, heruntergekommen zu sein. Ich habe vor allem Probleme mit dem Gefühl, dass ich immer beschäftigt sein muss. Das Planen von Ausfallzeiten ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ich gerade genug davon bekomme, um mich zu verjüngen, aber nicht zu sehr dort, wo ich mich faul oder hinten fühle.
Farbcodierung und gemeinsame Kalender sind der Schlüssel.
In meinem Kalender verwende ich jetzt unterschiedliche Farbcodierungen für verschiedene Aktivitäten - Arbeit, Personal, Familie usw. Als Mike und ich uns verlobten, richtete ich einen gemeinsamen Kalender für uns ein - so, wenn ich uns für etwas einplane, er Ich bekomme die Benachrichtigung und wenn er etwas plant, bekomme ich auch eine. Google Calendar und die iCloud-Kalender-App verfügen über sehr einfache Funktionen zur Kalenderfreigabe. Wenn Sie an der Planung eines Ereignisses arbeiten, an dem zwei oder mehr Personen beteiligt sind, schlage ich vor, das besprochene Datum und die Uhrzeit in Ihrem Kalender mit HOLD vor dem Kalender einzugeben - auch wenn dies nicht bestätigt ist. Wenn Sie und Ihre beiden besten Freunde beispielsweise ein Abendessen für Donnerstag um 19:00 Uhr ansetzen möchten, Sie aber auf die Bestätigung des zweiten Freundes warten, geben Sie es trotzdem in Ihren Kalender ein. HOLD zeigt an, dass es noch nicht bestätigt ist, verhindert jedoch auch, dass Sie während dieser Zeit etwas anderes buchen, während Sie darauf warten, dass sie ihre E-Mail abruft.
Ein Kalender ist für das Gleichgewicht und die Produktivität notwendig.
Ein Kalender ist ein wunderbares Werkzeug, um das Gleichgewicht zu halten. Was sind die Bereiche Ihres Lebens, die Aufmerksamkeit erfordern? Zu Beginn jeder Woche (oder jeden Monat, je nachdem, wie weit Sie planen), legen Sie Ihren Kalender fest. Wo planst du dich zu stark? Wo planst du dich zu leicht? Jemand hat mir einmal gesagt, dass die Verpflichtungen, mit denen wir unseren Kalender füllen, die Art von Person bestimmen, die wir sein wollen. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie gut ausgebildet sein möchten, melden Sie sich für Klassen oder fortgeschrittene Abschlüsse an und fügen Sie die Unterrichtszeiten in Ihren Zeitplan ein. Wenn Sie ein guter Freund sein möchten, legen Sie Termine mit Ihren Lieben fest und ehren Sie sie. Wenn Sie sich mit allen Kardashian-Jenner-Schwangerschaften gut auskennen möchten, planen Sie wahrscheinlich auch Zeit für KUWTK ein. Machen Sie eine Liste aller Dinge, die für Sie wichtig sind, und passen Sie sie in Ihren Zeitplan ein. Ich schlage auch einen normalen Zeitplan vor, um gute Gewohnheiten aufzubauen. Ich habe meine Oma jeden Samstag angerufen. Ich will nicht sagen, dass ich sie nicht zu jeder anderen Zeit in der Woche anrufen würde, aber jeden Samstag habe ich unbedingt das Telefon abgenommen, um sie anzurufen. Scheduling bezieht sich nicht nur auf die Arbeit - es hilft uns, die Person zu sein, die wir sein wollen.
Verwenden Sie Notizen und Warnungen.
Für alle, die Apples Kalender verwenden, gibt es unten einen Abschnitt für NOTES. Es gibt auch eine Option zum Einfügen eines Ortes. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und behandeln Sie jedes Ereignis als seinen eigenen Ordner. So oft habe ich ein Ereignis in meinem Kalender erstellt und muss dann E-Mails oder Textnachrichten referenzieren, um eine Adresse oder Parkanweisungen zu finden. Als ich anfing, die Kalender von Führungskräften zu verwalten, wurde es mir wichtig, alle notwendigen Informationen in das Kalenderereignis aufzunehmen, da sie normalerweise keinen Zugriff auf die E-Mails haben, die gesendet wurden, um die Besprechung / das Mittagessen / das Abendessen festzulegen. Es gab Zeiten, in denen sich meine Führungskraft an der Ostküste befand, und ich bin immer noch an der Westküste. Wenn sie ein EST-Event um 7 Uhr morgens haben, werde ich wahrscheinlich noch schlafen. Wenn sie Fragen haben, wo sie hingehen sollen und mich nicht erreichen können, haben wir wahrscheinlich einen schlechten Tag! Es wurde zwingend, dass ich alle relevanten Informationen in den Kalenderereignis einbeziehe. Ich habe angefangen, dies für mich selbst zu tun, und es hat meine Organisation in vielerlei Hinsicht vereinfacht und gestrafft. Ich muss nicht mehr durch alte Börsen graben, um zu finden, wonach ich suche. Nutzen Sie auch die ALERT-Funktion, die verschiedene Kalender bieten. Ich setze immer Erinnerungen ein, um einen Tag vor einer Veranstaltung abzusetzen. Ich muss vorausdenken und alle notwendigen Vorbereitungen treffen.
Seien Sie realistisch in der Planung.
Jeder erzählte mir, LA ist eine fahrende Stadt. Ich habe nicht verstanden, was das bedeutete, bis ich nach LA zog. Lass mich entschlüsseln: Jeder in LA fährt überall hin. Sie müssen - alles ist verteilt. Infolgedessen ist LA für den Verkehr notorisch. Aus diesem Grund habe ich gelernt, dass ich beim Einrichten von Meetings die Tageszeit ernsthaft berücksichtigen muss. Mache ich meine Führungskraft in die Hauptverkehrszeit Wenn MapQuest die Fahrt nach dreißig Minuten meldet, baue ich normalerweise 45 Minuten bis zu einer Stunde Fahrzeit pro Strecke. Es ist immer besser, die Zeit einzuplanen, als sich zu eng einzuplanen und den daraus resultierenden Stress - oder schlimmer noch - die Gefahr zu erleben. Um die eingegangenen Verpflichtungen zu erfüllen, ist eine realistische Planung erforderlich. Ich bin ein riesiger Homebody. Nach der Arbeit möchte ich nur noch in meinen Pyjama steigen und sich vom Tag aufladen. Ich stellte nach der Arbeit Drinks und Networking-Meetings zusammen und stellte fest, dass auch ich sie regelmäßig absagte. Als ich jedoch Morgenkaffee-Meetings ablegte, war ich viel, viel wahrscheinlicher, es zu verfolgen. Seien Sie realistisch in Bezug auf sich und Ihre Umgebung, um das Beste aus Ihrem Kalender herauszuholen.
Retrospektive Beurteilung ist der Schlüssel.
Schauen Sie sich am Ende jeder Woche oder jeden Monats Ihren Kalender an. Wie würden Sie sich nach Ihren Zeitplanungsgewohnheiten für diesen Monat einordnen? Haben Sie alles, was Sie in Ihrem Kalender hinterlegt haben, genau durchgearbeitet? In welchen Bereichen wurden Sie am wahrscheinlichsten stornieren oder verschieben? Gab es einen Grund dafür? Seien Sie ehrlich zu sich selbst - es ist der beste Weg um deine eigenen Gewohnheiten zu lernen. Denken Sie daran - unser Kalender kann bestimmen, wer wir werden möchten, wenn wir es zulassen. Wenn wir lernen, unsere Zeit effektiv zu steuern, können wir unsere Zeitpläne kontrollieren, anstatt zuzulassen, dass unsere Zeitpläne uns kontrollieren.