Mein schlimmstes Büroraum Moment, in dem man mit einigen Teamkollegen in einer Kabine saß, wie man buchstäblich eine gedruckte Powerpoint-Präsentation las. Als ich schließlich unter dem Tisch diskret auf meine Uhr schaute, wurde mir klar, dass wir schon 20 Minuten nach unserer Zeit waren - und trotzdem hatte ich noch keine Ahnung, wer was wann und warum tat. Frustriert wandte ich mich an zwei Mentoren und stellte ihnen eine einzige Frage: Wie beenden Sie ein Meeting rechtzeitig?
Mein männlicher Mitarbeiter sah mich überrascht an und sagte unverblümt: Ähm, ich lege mein Handy auf den Tisch und sage, wir haben keine Zeit. Meine Kollegin nickte dagegen mit müder Anerkennung. Es ist schwer zu unterbrechen, ohne unhöflich zu sein, sagte sie. Ich versuche, verbal zu bemerken, wenn 15 Minuten übrig sind, um es unbeholfener zu machen.
Nun, ohne sich mit den herausragenden geschlechtsspezifischen Unterschieden in ihren beiden Reaktionen auseinanderzusetzen oder meine Männer und Frauen in der Seifenkiste am Arbeitsplatz zu treffen, können wir uns alle darauf einigen, dass Meetings entweder wahnsinnig produktive und nützliche Formen der Zusammenarbeit und des Gesprächs sind oder das absolut Schlimmste Zeitverschwendung. Um die Leute auf Kurs zu halten und auf die Uhr zu gehen, ist jedoch etwas Übung erforderlich. Hier sind 5 Tipps, um ein Meeting rechtzeitig zu beenden.
1.Start bis 30 Minuten
Diese allgemeine Faustregel habe ich vor Jahren gelernt, und sie ist mir noch nicht entgangen. Wenn Sie ein Meeting einrichten, geben Sie sich 30 Minuten - nicht mehr und nicht weniger. Warum? Weil die Menschen fast immer die verbrauchte Zeit aufbrauchen. Wenn es sich um eine 60-minütige Besprechung handelt, werden die Leute immer wieder von der Notwendigkeit sprechen, Platz zu füllen, und auf der Annahme, dass die Konversation jede Minute benötigt. Das mag wahr sein, aber es ist so meistens nicht.
Das Schöne an diesem Tipp ist, dass Sie jederzeit ein anderes Meeting vereinbaren können. Immer! Aber im Ernst, in dieser ersten halben Stunde werden Sie schnell herausfinden, ob Sie es tatsächlich tun tun Sie brauchen mehr Zeit zum Reden, oder wenn Sie sich später besser per E-Mail benachrichtigen möchten oder so weiter. Sie werden vielleicht wie ich feststellen, dass die Menschen mit einem kürzeren Zeitrahmen tendenziell effizienter und absichtlicher sind. (Ich selbst eingeschlossen.) ЯAlso! Sie können ein Meeting vorzeitig beenden. Verrückt, ich weiß.
2. Laden Sie die richtigen Leute ein
Zu Beginn meiner Karriere saß ich in vielen, vielen, viele Treffen, bei denen ich mich fragte, warum ich dort war. Ich hatte zu viel Angst, diese Frage laut zu stellen, aus Angst, wie ein glitzernder Teamspieler auszusehen oder unprofessionell zu wirken, aber dann fiel mir auf, wie oft sich die Meetings scheinten, weil zu viele Leute schwiegen oder eine Person den Dialog zu dominieren schien.
Die Leute laden Sie zu Besprechungen ein, zu denen Sie sich auf dem laufenden halten, aber das bedeutet nicht, dass Sie anwesend sein müssen. Wenn Sie keinen Mehrwert schaffen, sollten Sie nicht am Tisch sein.
Ich fing an, die gleiche Frage auf eine andere Art zu stellen: Was ist meine Rolle bei diesem Meeting und es hat geholfen, immens. Zumindest ein Drittel der Zeit hielt die andere Person inne, neigte ihren oder ihren Kopf zur Seite und sagte: Sie wissen, was Sie eigentlich überspringen können. Waren gut. In den anderen zwei Dritteln der Zeit erhielt ich Klarheit darüber, wie ich zu dem Gespräch beitragen konnte, wodurch das Treffen wesentlich besser wurde.
Ich sage das langsam, aber nachdrücklich: Die Leute laden Sie zu Meetings ein, um nett zu sein oder um Sie auf dem Laufenden zu halten, aber das bedeutet nicht, dass Sie anwesend sein müssen. Meine Theorie lautet: Wenn Sie keinen Mehrwert schaffen, sollten Sie nicht am Tisch sein. Wenn es wie eine Verschwendung Ihrer Zeit erscheint, ist es wahrscheinlich, und Sie haben die Erlaubnis, dies abzulehnen. Dies gilt für jede einzelne Person in einer Besprechung, ob Sie nun eingeladen sind oder eingeladen sind: Wenn Sie die richtigen Personen bitten, anwesend zu sein und daran teilzunehmen, sind die Chancen für einen produktiven, auf den Punkt gebrachten Dialog unendlich viel höher.
Quelle: @rebeccataylornyc
3. Fordern Sie immer eine Agenda an
Ich kann Ihnen nicht sagen, an wie vielen Besprechungen ich mit vagen Beschreibungen wie dem Diskussionsplan und den Ideen für Brainstorm-Inhalte teilgenommen habe, ohne dass Sie eine Agenda erstellen müssen. Klar, später wurde viel geredet mit sehr wenig nützlichen Ergebnissen. Diese richtungslosen Treffen neigen dazu, im Hinblick auf das Zeitmanagement die schlimmsten Straftäter zu sein.
Das Schwierige an Besprechungen im Allgemeinen ist, dass sie häufig entweder für tun oder Planung. Es ist wichtig zu wissen, unter welchem Typ Sie sich befinden, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können. Ohne eine Agenda für ein Brainstorming-Meeting zum Beispiel werden die Leute wahrscheinlich auftauchen, wenn sie davon ausgehen, dass die Zeit damit verbracht wird, über Ideen zu reden - und nicht unbedingt die, die sie bereits vorgestellt haben.
Sie müssen nicht unbedingt jedes Detail auflisten, und manchmal macht es keinen Sinn, zu weit ins Unkraut zu gehen, aber nehmen Sie sich zumindest die Zeit, um eine lose Umrisslinie für die Gruppe zu berücksichtigen. Durch die Bereitstellung einer Agenda oder das vorherige Lesen wird ein Bewusstsein geschaffen, das jedem hilft, Ziele und Ergebnisse für den jeweiligen Austausch zu priorisieren.
4. Wissen, wer was wann macht
Bei jedem Meeting und bei jeder Interaktion in einem Projekt sollten Sie eine kurze Pause machen und einige wichtige Details ermitteln: Wer ist für was verantwortlich? Was sind die Ziele der durchzuführenden Arbeit? Welcher Zeitrahmen bestimmt das Tempo? Wer macht sich Notizen?.
Geben Sie genau an, wie Sie Projekte vorantreiben können, auch wenn Sie sich gerade im Gespräch befinden. Es ist wirklich einfach für die Menschen, ohne Beantwortung dieser einfachen Fragen die volle Geschwindigkeit voranzutreiben, und ein Teil des Führens bedeutet, wenn nötig zu klären und dazu beizutragen, dass jeder - selbst wenn man den Überblick behält.
5. Bestimmen Sie einen Facilitator
Haben Sie sich schon einmal in einer Besprechung befunden, bei der die Konversation scheint, dass ich mich zu mir nirgends hin und her bewegt. Es kann hilfreich sein, jemanden zu wählen, um Bemerkungen zu erleichtern, was eine einfache Rolle spielen kann, als auf den Rhythmus und die Häufigkeit von Interaktionen zu achten. Wenn Sie der Moderator sind, haben Sie folgende Funktion: Sie bemerken, dass jemand in Ihrem Team immer still bleibt, also bitten Sie um Eingabe. Wenn Kollegen unterbrochen oder unterbrochen werden, kehren Sie zu ihnen zurück, um Raum für ihren Standpunkt zu schaffen.
Achten Sie vor allem darauf, Ninjas zu treffen. Lache nicht, ich meine es ernst. Diese sind echt, und Sie kennen sie: Der Kerl macht ständig Witze, das Mädchen plaudert über ihr Wochenende, der Chef beschwert sich über verrückte Fristen, der Manager ruft alle zwei Sekunden eine Stellungnahme auf. Meeting-Ninjas sind technisch unbedenklich, wenn man bedenkt, dass es sich oft nur um Leute mit starker Meinung handelt, die bestrebt sind, ihre zwei Cents über alles zu setzen. Sie werden jedoch Ihre sorgfältige Agenda zu ihrem eigenen Vorteil zu 100% hacken, wenn Sie nicht aufpassen, was dazu führt, dass wertvolle Zeit bei Gesprächen verloren geht, die keine Priorität haben.
Die gute Nachricht ist, dass Sie höflich mit folgenden Sätzen unterbrechen können: Ich würde die Gruppe gerne wieder hinbringen oder Wir werden ein wenig aus der Bahn geraten, aber es klingt, als ob wir uns darauf geeinigt hätten oder was ich höre, ist, dass es da ist ein Problem bezüglich XYZ. Wenn es vorherrschende Ausgründungen gibt, dann sind diese Themen keine Tangenten, sondern Dinge, die ein anderes Mal angesprochen werden müssen.
Fazit: Scheuen Sie sich nicht, Richtlinien festzulegen, wie die Zeit aller zu respektieren ist.